ClubDesk und Clubhand: Mitgliederverwaltung plus Helferplanung
Viele Schweizer Vereine führen ihre Mitglieder, Beiträge und Buchhaltung in ClubDesk. Für Helferschichten, Anlässe und Pflichtstunden kommt Clubhand dazu – ohne dass ihr etwas aufgeben müsst.
Was wo bleibt
| Aufgabe | Wo |
|---|---|
| Mitgliederverwaltung, Adressen | ClubDesk |
| Beiträge, Rechnungen, Buchhaltung | ClubDesk |
| Vereinswebsite | ClubDesk (oder eure bisherige Lösung) |
| Anlässe mit Helferschichten und Zeitplan | Clubhand |
| Helfer ohne App per Link oder QR-Plakat | Clubhand |
| Anmeldungen für GV, Turnfahrt, Chlausabend; Mitbringliste | Clubhand |
| Pinnwand mit Push, Umfragen | Clubhand |
| Check-in vor Ort, Pflichtstunden, Helferstatistik | Clubhand |
So bleibt ClubDesk eure zentrale Mitgliederdatenbank, und Clubhand übernimmt den Teil, der heute oft in Excel-Listen, Doodles und WhatsApp-Gruppen steckt.
In drei Schritten startklar
- Mitgliederliste exportieren: In ClubDesk die Mitglieder als CSV-Datei exportieren. (Liegt sie als Excel-Datei vor, in Excel «Speichern unter → CSV» wählen.)
- In Clubhand importieren: In der App Mitglieder importieren → CSV-Datei wählen. Clubhand erkennt die Spalten (auch Deutsch, Französisch und Italienisch), zeigt eine Vorschau und überspringt Mitglieder, die schon im Verein sind.
- Einladen: Alle, die die App noch nicht haben, bekommen eine Einladung per E-Mail. Wer sich mit derselben Adresse registriert, ist automatisch im Verein.
Kommen neue Mitglieder dazu, importiert ihr einfach die aktuelle Liste nochmals – bereits vorhandene werden nicht doppelt angelegt. Alternativ treten neue Mitglieder per Beitrittscode, Link oder QR-Code bei.
Was Clubhand für den Verein erledigt
- Helferschichten in Sekunden: Posten, Zeitraum, Dauer pro Schicht und Anzahl Personen angeben – der Schichtplan entsteht automatisch. Der Zeitplan zeigt Lücken auf einen Blick.
- Selbst eintragen: Mitglieder tragen sich in der App ein, mit Warteliste und auf Wunsch Bestätigung durch den Organisator.
- Helfer ohne App: Eltern, Freunde und andere Vereine tragen sich über Link oder QR-Plakat ein und bekommen Bestätigung und Erinnerung per E-Mail.
- Pflichtstunden: Soll, geleistete Stunden und allfällige Ersatzabgabe pro Mitglied, als CSV exportierbar – zum Beispiel für die Rechnung in ClubDesk (Plan Verein Plus).
- Daten in der Schweiz: Server in Zürich, keine Werbung, kein Tracking, Auftragsverarbeitungsvertrag für den Verein.
Häufige Fragen
Ersetzt Clubhand ClubDesk?
Nein. Mitgliederverwaltung, Beiträge, Rechnungen und Buchhaltung bleiben in ClubDesk. Clubhand kümmert sich um Anlässe, Helferschichten, Anmeldungen, Pflichtstunden und die Kommunikation rundherum.
Gibt es eine automatische Synchronisation?
Heute läuft der Abgleich per CSV-Import. Das dauert ein paar Minuten und lässt sich jederzeit wiederholen.
Müssen Helfer ein Konto haben?
Nein. Externe Helfer tragen sich im Browser ein, ohne App und ohne Konto. Sie zählen auch nicht zur Mitgliederzahl.
Was kostet Clubhand zusätzlich?
Gratis bis 30 Mitglieder und einen veröffentlichten Anlass pro Jahr. Verein CHF 190 pro Jahr (bis 150 Mitglieder), Verein Plus CHF 290 pro Jahr (bis 400 Mitglieder, mit Pflichtstunden und Statistik), Event-Pass CHF 129 einmalig. Mitglieder und Helfer zahlen nie. Details auf der Preisseite.
Geht das auch mit Webling oder Excel?
Ja. Der Import nimmt jede CSV-Datei, also auch Exporte aus Webling oder eine Excel-Liste.
Die ganze Helferplanung Schritt für Schritt: Anleitung Helferplanung im Verein.
ClubDesk und Webling sind Marken ihrer jeweiligen Inhaber. Clubhand ist ein unabhängiges Produkt und nicht mit ihnen verbunden.